7 errores de los organizadores de eventos y cómo resolverlos

Publicado por Entrápolis en

Sabemos que ser organizador de cualquier tipo de evento puede resultar una tarea difícil. Está bien creernos que nuestro evento es único e irrepetible. ¡Y así puede ser! Todo dependerá de nuestra dedicación y el enfoque que le demos. En Entrápolis queremos facilitarte las herramientas para que tu evento sea todo un éxito y evitar los típicos errores.
¡Arrancamos!

1. No definir una estrategia de comunicación y difusión

Error: Tanto si realizamos una comunicación escasa, como una comunicación poco efectiva, no conseguiremos llegar al target del evento. De esta manera, no conseguiremos dar a conocer nuestro evento correctamente.

Solución: Crear una estrategia con calendario promocional para planificar las acciones de marketing y publicidad, conocer los canales de difusión adecuados, especificar a qué medios de comunicación informaremos sobre nuestro evento (medios locales, comarcales, etc.), redactar correos electrónicos, también conocidos como newsletters, por ejemplo, invitaciones, confirmaciones de compra o recordatorios de última hora o planificar y automatizar las publicaciones en redes sociales nos facilitará el trabajo y dará a conocer nuestro evento.

¡Exprime al máximo todas las herramientas que te ofrece internet, verás como los resultados llegarán!

2. Olvidar al público objetivo

Error: Un gran fallo que vemos con frecuencia en la organización de eventos es no tener detallado o no conocer nuestro público objetivo. Querer llegar a todos los usuarios es sinónimo de no llegar a nadie. ¡Esto es un grandísimo error!

Solución: Describir y conocer al público al que nos queremos dirigir nos ayudará a tener más interacción y un feedback más positivo hacia nuestro evento. Los resultados llegarán antes y el esfuerzo previo de planificación de publicaciones será más efectivo.

¿De qué nos sirve que le llegue información de un festival techno a un amante de la ópera?

3. Difícil acceso a la información del evento

Error: ¿En cuántas ocasiones nos hemos encontrado qué queremos asistir a un evento pero se nos hace complicado encontrar información sobre él? Cuando un interesado a nuestro evento no encuentra la información fácilmente es posible que estemos perdiendo asistentes y a la vez creando una mala imagen sobre nosotros.

Solución: Las redes sociales adecuadas son un gran aliado para dar a conocer nuestro evento y facilitar la información y cambios de última hora. Tenerlas actualizadas, interaccionar con los usuarios, crear contenido atractivo y claro facilitará el acceso a la información de nuestro evento.
Con la herramienta de gestión de entradas o inscripciones online, Entrápolis, podrás compartir tu evento en las redes sociales y páginas webs que desees.

¡Importante! Estudia tu target para conocer qué redes sociales utilizar y los horarios más efectivos para publicar.

 

4. No establecer objetivos y olvidar la estrategia

Error: Si no tenemos unos objetivos definidos ni una estrategia de actuación o aún peor, si los tenemos y no los utilizamos, lo más probable es que nuestro evento no alcance a conseguir el éxito deseado.

Solución: Para gestionar un evento con efectividad debemos establecer unos puntos claves para actuar y que respondan a nuestras necesidades. Es fundamental que tengamos claro cuáles son los objetivos y qué queremos conseguir con el evento.

¡Una vez tengas establecido tus objetivos, es momento de dar formato a tu evento!

5. No innovar

Error: Realizar una copia de una estrategia o fórmula que nos ha funcionado con otro evento es un error. Los asistentes buscan nuevas acciones y experiencias. No siempre lo que ha funcionado nos puede volver a funcionar.

Solución: Debemos innovar y adecuar nuestra estrategia al evento que estamos organizando. Sorprender al asistente tanto previamente, durante o después del evento es una excelente fórmula para diferenciarnos de otros organizadores. Si los asistentes reciben información y tienen presente el evento será sinónimo de éxito.

¡En definitiva, debemos generar interés!

6. Improvisar

Error: Uno de los errores más habituales de los organizadores es caer en la improvisación. Cuando nos empezamos a quedar sin tiempo para organizar bien las cosas, solemos solucionarlas sobre la marcha, este modo de funcionar suele generar muchos problemas.

Solución: Para evitar a toda costa la improvisación es fundamental planificar los detalles con antelación, detallar cada tarea, especificar el responsable de su ejecución y la fecha que debería estar terminada nos solucionará muchos problemas futuros.

¡La coordinación y comunicación con todo el equipo es esencial!

7. No hacer un análisis post evento

Error: Si piensas que después del evento ya está todo hecho… ¡Error! Para los asistentes podría ser sinónimo de poca atención. Y nosotros no queremos eso, ¿verdad? Nosotros queremos que se hable de nuestro evento, conocer las opiniones de los asistentes, agradecerles su presencia…

Solución: Es muy importante que dediques recursos a elaborar un informe detallado con las conclusiones y los puntos de mejora de tu evento para próximas ocasiones. Conocer el grado de satisfacción de los asistentes a través de comunicaciones directas también te ayudará a mejorar tus puntos débiles y potenciar los fuertes.

¡Ahora ya conoces los errores que pueden provocar que tu evento no tenga éxito y los recursos para evitarlos! ¿Estás listo/a para empezar a crear un evento con Entrápolis? ¡Descargarte nuestra guía para conseguir organizar un evento de éxito!

¡Date de alta como organizador!

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